El éxito en la organización de un congreso relacionado con el sector salud  depende de una correcta gestión de varios factores importantes mediante un plan estratégico que delimite las tareas que se deberán llevar a cabo. La planificación de un congreso supone tener en cuenta aspectos como la elección del tema, la definición de contenidos, el presupuesto o el equipo humano.

La elección de una temática interesante para el público objetivo al que queremos orientarlo, por ejemplo la eSalud, es fundamental para que el evento resulte atractivo. Reflexionar sobre  su elasticidad permitirá alimentar las actividades a desarrollar durante la jornada.

También, aunque parezca tedioso, habrá que definir los contenidos a tratar, optando por los más actuales y de mayor interés. Asimismo, habremos de determinar la forma de exposición (es recomendable elegir una forma dinámica e interactiva), además, si fuese posible, procuraremos  contar con la presencia de influenciadores o  influencers entre los ponentes y participantes.

Llegado este punto, y para garantizar la viabilidad del congreso, cerraremos el presupuesto, aquel gran enemigo de todo evento. La eficiencia de su uso radica en establecer prioridades en lo relativo a espacios, recursos técnicos, audiovisuales, equipo humano o catering.

[pullquote align=»right»]Las sinergias adecuadas garantizan el éxito de un congreso de salud.[/pullquote]

El tiempo es dinero y su adecuada gestión es primordial para el éxito del congreso. Para ello se delimitarán fechas de inicio y finalización de cada acción. Los colaboradores deberán conocer y respetar el tiempo marcado para sus tareas,  evitando –así- posibles problemas que afecten al trabajo de terceros.

Todo congreso tiene detrás un gran equipo de profesionales que, de manera previa, conocen sus funciones y responsabilidades además de tener en cuenta las consecuencias de un fallo en su trabajo y los métodos para solucionarlo.

En ocasiones, además del equipo humano interno, es necesario forjar alianzas con otros colaboradores fuera de la organización para reforzar las áreas más débiles en la planificación. No hay que dudar en establecer contacto con ellos, puesto que las sinergias adecuadas garantizan el éxito.

Una vez cerrados los puntos anteriores, la comunicación es clave para alcanzar los objetivos marcados con la planificación. Lo más recomendable es acudir a profesionales especializados en comunicación en salud para que todas las informaciones, off y online, sean las adecuadas y maximicen los beneficios aportados por las mismas.

[pullquote align=»right»]El pánico o la ansiedad no favorecen la toma de decisiones, la retrasa.[/pullquote]

La semana previa al evento, se deberá realizar un primer listado de asuntos pendientes o checklist  para asegurarse que el engranaje para el desarrollo del congreso esté en marcha  y, en el caso de detectar deficiencias, subsanarlas de inmediato.  Un día antes, se llevará a cabo el último checklist que cerrará pequeños detalles y pondrá todo a punto.

Durante el evento, cada miembro del equipo deberá ejecutar sus funciones y, ante cualquier imprevisto, mantener la calma y hallar la mejor solución posible. El pánico o la ansiedad no favorecen la toma de decisiones, la retrasa, empeorando aún más la situación.

Por último, y tras la jornada, se deberá evaluar el éxito de la misma. De igual modo, realizar un informe de resultados y, si hubiese habido algún fallo, analizarlo y establecer un protocolo de actuación para prevenirlo en próximos actos.

La gestión de un congreso, sobretodo en el sector salud,  es un proceso complejo que supone la planificación y coordinación de recursos, humanos y materiales, bajo unas directrices, contenidas en un plan estratégico, que servirán de guía hacia el éxito.