Los eventos  virtuales de salud han demostrado generar un fuerte interés en los profesionales sanitarios y el público general. Cada vez son más las empresas o entidades sanitarias que se animan a la organización de eventos relacionados con la salud y el autocuidado. Sobre todo, de forma online a causa de la actual pandemia mundial del Covid19.

Se trata de instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales y ampliar la visibilidad de la marca entre los diferentes públicos de la empresa. Para obtener el máximo beneficio de los eventos de salud, dadas las peculiaridades del sector, primero es necesario conocer y aplicar una serie de factores clave.

Factores claves para eventos virtuales de salud exitoso

Dotarlo de verdadero valor curricular

los eventos de salud deben tener una función educativa, aportar información y formación de calidad a los asistentes. En el evento deben confluir expositores o expertos de calidad y con una alta experiencia, con temáticas innovadoras y que llamen la atención. Una cita que cualquier profesional considere de valor para incluir en su currículum

Generar alianzas con terceros

contar con la colaboración de sociedades médicas y científicas e instituciones con un gran peso social aumenta la credibilidad el evento y fomenta una mayor participación. El apoyo de entidades de reconocido prestigio anima a la población a sumarse al evento al considerar que los contenidos y la información facilitada serán de calidad.

Los divulgadores sanitarios e influencers de salud también son una excelente herramienta para conseguir una amplia visibilidad potencial en redes sociales. Contar con ellos como parte activa del evento, ya sea como panelistas, presentadores o incluso candidatos de algún premio o reconocimiento, será garantía de un mayor éxito y un aumento del número de seguidores en redes. 

 En COM Salud tenemos contacto con influencers comprometidos con la divulgación de información fiable y contrastada de salud. Profesionales sanitarios preocupados por la salud pública e interesados en apoyar las iniciativas de concienciación social. Si te interesa contar con su colaboración, ponte en contacto con nosotros y lo gestionamos.

Buscar generar cambio

el objetivo final de invitar a diferentes públicos al evento debe ser inducir un cambio en el sector de la salud y en la calidad de vida de los pacientes. Esto es posible gracias a la apertura de nuevos canales de comunicación entre personal sanitario de diferentes instituciones, pacientes y medios. Así como gracias a la presentación de nuevas herramientas de investigación y técnicas relevantes.

Incluir al paciente

el paciente quiere ser escuchado hoy más que nunca. A pesar de que cuentan con sus propios canales de comunicación, incluir a pacientes informados en los eventos con profesionales sanitarios aporta un mayor valor a los encuentros, ya que se trata de perfiles con una amplia experiencia en su patología y sus síntomas. Al mismo tiempo, dar visibilidad a los testimonios de los pacientes contribuye a la concienciación sobre su enfermedad.

Importancia del Networking

 A estos aspectos hay que sumar el Networking, una de las partes más valoradas de cualquier evento de salud. El Networking permite a los asistentes al evento conocer a otras personas de su interés y generar sinergias que irán más allá del encuentro. Una interacción esencial cuando juntamos en la misma sala, ya sea presencial o virtual, a profesionales sanitarios y pacientes.

Y es que en los eventos online también se pueden realizar sesiones de Networking a través de plataformas específicas para ello. Una de las últimas novedades incorporadas ha sido la creación de entornos virtuales donde cada usuario cuenta con un avatar con el que interactuar con el resto de personas del evento. Un formato muy visual que se presta a ser compartido en redes sociales.

Creación de eventos de salud híbrido

Por otro lado, aunque la incidencia de la pandemia ha condicionado, y en muchos casos mermado, la celebración de eventos presenciales, combinar la presencialidad con los medios tecnológicos es una tendencia en alza. Un ejemplo de ello sería la retransmisión online, vía web o redes sociales, de un pequeño encuentro presencial entre médicos de un área determinada. Es lo que conocemos como eventos híbridos.

Este tipo de eventos permiten una mayor interacción con los asistentes y un mayor despliegue de innovación. Desde un escenario físico es posible conectar con diferentes personas y retransmitirlo, lanzar preguntas y encuestas en pantalla o incluir la realidad virtual como un elemento diferenciador.

Para ello, lo primordial es localizar un espacio físico idóneo y seleccionar la herramienta más adecuada para cada evento en base a su público objetivo. Desde Zoom a Facebook o Youtube Live pueden ser canales de éxito según la audiencia seleccionada. Así, sin necesidad de una gran inversión, se pueden conseguir eventos novedosos y que llamen la atención de los posibles asistentes.

Elementos de gamificación

A la hora de planificar esa interacción con los usuarios se debe tener en cuenta el valor de la gamificación como elemento diferencial. Consiste en la creación de juegos o retos con los que generar una conversación con los asistentes y aumentar su engagement con la marca.

 En este sentido, una de las últimas tendencias implementadas en los eventos de salud más potentes es la creación de una app personalizada. Una herramienta que incluya toda la información relativa al congreso, preguntas lanzadas a los usuarios y hasta sistemas de puntos para los perfiles más dinámicos. Conseguimos así incentivar a la audiencia a mantener una mayor interacción con los organizadores.

Planificación de eventos virtuales de salud

Cada evento cuenta con 3 fases: organización, evento y conclusiones

 Pre-evento: organización previa

El primer paso es el planteamiento del evento. Definir el campo médico a tratar, los temas y los enfoques más adecuados. En este primer momento definiremos también los objetivos generales, el programa y las necesidades en base al tipo de evento. Así como los públicos, ya que el nivel técnico de las ponencias será distinto de unos a otros.

De sus características dependerá la fecha del mismo, dado que debemos contar con el tiempo suficiente para prepararlo. Así, no tardaremos lo mismo en planificar un webinar para pacientes o un Hackathon nacional de salud, uno de los mayores eventos anuales de COM Salud y que requiere la implicación de la totalidad del equipo. A su vez, debes asegurarte de que tu evento no coincida con otros similares.

A posteriori, debes organizar el programa del evento, incluyendo ponentes, tiempos, dinámicas y patrocinadores, si los hubiera. Una vez cerrado, te bastará con facilitar a todos los perfiles implicados las indicaciones oportunas para el día en cuestión y realizar un ensayo general.

Diseño del plan de comunicación

Cualquier evento de salud debe ir acompañado de un buen plan de comunicación que refuerce la visibilidad del acto, de la entidad organizadora y de los ponentes de renombre. Apóyate en los medios de comunicación especializados en salud para alcanzar a tu público objetivo: profesionales sanitarios y personas preocupadas por la salud. Incluso puedes acordar un partnership con algún medio de interés para la cobertura del evento.

En base a tus objetivos, dentro de este plan de comunicación puedes incluir:

• Convocatoria de medios
• Notas de prensa
• Gestión de entrevistas con medios generalistas y especializados
• Plan de social media

Eventos virtuales: desarrollo del acto

Durante el evento, además de mantener un férreo control de su realización y postear de forma continua en redes sociales, es recomendable realizar una labor de divulgación. Si el evento está dirigido a un público general es importante que los ponentes expliquen de forma clara y sencilla los posibles conceptos médicos y de salud presentes en su exposición. Así conseguimos ampliar el conocimiento científico de la sociedad y generamos un mayor nivel de satisfacción en los espectadores.

También en relación con la explicación de conceptos técnicos aconsejamos siempre a los panelistas disponer de recursos gráficos con los que acompañar su exposición. Ya sea de forma online o presencial, el uso de imágenes, infografías y videos facilita la comprensión de la información. Además, son un elemento clave para captar y mantener la atención de los asistentes.

Conclusiones

Una vez finalizado tu evento de salud, es el momento de analizar diferentes indicadores o KPIs y valorar el éxito de la acción, tanto offline como online. Puedes contabilizar los usuarios únicos, en el caso de que sea un evento virtual, las repercusiones en medios, la audiencia potencial alcanzada o la interacción con los post en redes, entre otros. Esta valoración final será clave para conseguir futuros partners y apoyos. Es tu escaparate de cara a próximos eventos.

Por otro lado, la comunicación no tiene por qué terminar con el evento. En base a sus características puedes dar visibilidad en medios y redes sociales a sus conclusiones, solicitar la opinión de los asistentes e incluso publicar uno o varios videos resumen de la jornada. Diferentes materiales que prolongan la vida del acto y contribuyen a una mayor visibilidad de la entidad o institución sanitaria.

Una buena práctica por ejemplo consiste en generar píldoras informativas sobre los contenidos expuestos en el evento. Del éxito de diferentes Design Thinking organizados por COM Salud con profesionales sanitarios han derivado creatividades divulgativas para social media, decálogos de buenas prácticas e informes de conclusiones de alto valor. Herramientas que contribuyen a la evolución del sector sanitario y, en última instancia, al bienestar de los pacientes.

Si estás pensando en organizar un evento de salud, podemos diseñar un plan específico para ti con el que conseguir una amplia visibilidad y la máxima rentabilidad. Escríbenos sin compromiso: comsalud@comsalud.es.