Co虂mo organizar un evento de salud de forma exitosa

C贸mo organizar un evento virtual

Co虂mo organizar un evento de salud de forma exitosa

Los eventos聽 virtuales de salud han demostrado generar un fuerte inter茅s en los profesionales sanitarios y el p煤blico general. Cada vez son m谩s las empresas o entidades sanitarias que se animan a la organizaci贸n de eventos relacionados con la salud y el autocuidado. Sobre todo, de forma online a causa de la actual pandemia mundial del Covid19.

Se trata de instrumentos de comunicaci贸n muy potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales y ampliar la visibilidad de la marca entre los diferentes p煤blicos de la empresa. Para obtener el m谩ximo beneficio de los eventos de salud, dadas las peculiaridades del sector, primero es necesario conocer y aplicar una serie de factores clave.

Factores claves para eventos virtuales de salud exitoso

Dotarlo de verdadero valor curricular

los eventos de salud deben tener una funci贸n educativa, aportar informaci贸n y formaci贸n de calidad a los asistentes. En el evento deben confluir expositores o expertos de calidad y con una alta experiencia, con tem谩ticas innovadoras y que llamen la atenci贸n. Una cita que cualquier profesional considere de valor para incluir en su curr铆culum

Generar alianzas con terceros

contar con la colaboraci贸n de sociedades m茅dicas y cient铆ficas e instituciones con un gran peso social aumenta la credibilidad el evento y fomenta una mayor participaci贸n. El apoyo de entidades de reconocido prestigio anima a la poblaci贸n a sumarse al evento al considerar que los contenidos y la informaci贸n facilitada ser谩n de calidad.

Los divulgadores sanitarios e influencers de salud tambi茅n son una excelente herramienta para conseguir una amplia visibilidad potencial en redes sociales. Contar con ellos como parte activa del evento, ya sea como panelistas, presentadores o incluso candidatos de alg煤n premio o reconocimiento, ser谩 garant铆a de un mayor 茅xito y un aumento del n煤mero de seguidores en redes.聽

En COM Salud tenemos contacto con influencers comprometidos con la divulgaci贸n de informaci贸n fiable y contrastada de salud. Profesionales sanitarios preocupados por la salud p煤blica e interesados en apoyar las iniciativas de concienciaci贸n social. Si te interesa contar con su colaboraci贸n, ponte en contacto con nosotros y lo gestionamos.

Buscar generar cambio

el objetivo final de invitar a diferentes p煤blicos al evento debe ser inducir un cambio en el sector de la salud y en la calidad de vida de los pacientes. Esto es posible gracias a la apertura de nuevos canales de comunicaci贸n entre personal sanitario de diferentes instituciones, pacientes y medios. As铆 como gracias a la presentaci贸n de nuevas herramientas de investigaci贸n y t茅cnicas relevantes.

Incluir al paciente

el paciente quiere ser escuchado hoy m谩s que nunca. A pesar de que cuentan con sus propios canales de comunicaci贸n, incluir a pacientes informados en los eventos con profesionales sanitarios aporta un mayor valor a los encuentros, ya que se trata de perfiles con una amplia experiencia en su patolog铆a y sus s铆ntomas. Al mismo tiempo, dar visibilidad a los testimonios de los pacientes contribuye a la concienciaci贸n sobre su enfermedad.

Importancia del Networking

A estos aspectos hay que sumar el Networking, una de las partes m谩s valoradas de cualquier evento de salud. El Networking permite a los asistentes al evento conocer a otras personas de su inter茅s y generar sinergias que ir谩n m谩s all谩 del encuentro. Una interacci贸n esencial cuando juntamos en la misma sala, ya sea presencial o virtual, a profesionales sanitarios y pacientes.

Y es que en los eventos online tambi茅n se pueden realizar sesiones de Networking a trav茅s de plataformas espec铆ficas para ello. Una de las 煤ltimas novedades incorporadas ha sido la creaci贸n de entornos virtuales donde cada usuario cuenta con un avatar con el que interactuar con el resto de personas del evento. Un formato muy visual que se presta a ser compartido en redes sociales.

Creaci贸n de eventos de salud h铆brido

Por otro lado, aunque la incidencia de la pandemia ha condicionado, y en muchos casos mermado, la celebraci贸n de eventos presenciales, combinar la presencialidad con los medios tecnol贸gicos es una tendencia en alza. Un ejemplo de ello ser铆a la retransmisi贸n online, v铆a web o redes sociales, de un peque帽o encuentro presencial entre m茅dicos de un 谩rea determinada. Es lo que conocemos como eventos h铆bridos.

Este tipo de eventos permiten una mayor interacci贸n con los asistentes y un mayor despliegue de innovaci贸n. Desde un escenario f铆sico es posible conectar con diferentes personas y retransmitirlo, lanzar preguntas y encuestas en pantalla o incluir la realidad virtual como un elemento diferenciador.

Para ello, lo primordial es localizar un espacio f铆sico id贸neo y seleccionar la herramienta m谩s adecuada para cada evento en base a su p煤blico objetivo. Desde Zoom a Facebook o Youtube Live pueden ser canales de 茅xito seg煤n la audiencia seleccionada. As铆, sin necesidad de una gran inversi贸n, se pueden conseguir eventos novedosos y que llamen la atenci贸n de los posibles asistentes.

Elementos de gamificaci贸n

A la hora de planificar esa interacci贸n con los usuarios se debe tener en cuenta el valor de la gamificaci贸n como elemento diferencial. Consiste en la creaci贸n de juegos o retos con los que generar una conversaci贸n con los asistentes y aumentar su engagement con la marca.

En este sentido, una de las 煤ltimas tendencias implementadas en los eventos de salud m谩s potentes es la creaci贸n de una app personalizada. Una herramienta que incluya toda la informaci贸n relativa al congreso, preguntas lanzadas a los usuarios y hasta sistemas de puntos para los perfiles m谩s din谩micos. Conseguimos as铆 incentivar a la audiencia a mantener una mayor interacci贸n con los organizadores.

Planificaci贸n de eventos virtuales de salud

Cada evento cuenta con 3 fases: organizaci贸n, evento y conclusiones

Pre-evento: organizaci贸n previa

El primer paso es el planteamiento del evento. Definir el campo m茅dico a tratar, los temas y los enfoques m谩s adecuados. En este primer momento definiremos tambi茅n los objetivos generales, el programa y las necesidades en base al tipo de evento. As铆 como los p煤blicos, ya que el nivel t茅cnico de las ponencias ser谩 distinto de unos a otros.

De sus caracter铆sticas depender谩 la fecha del mismo, dado que debemos contar con el tiempo suficiente para prepararlo. As铆, no tardaremos lo mismo en planificar un webinar para pacientes o un Hackathon nacional de salud, uno de los mayores eventos anuales de COM Salud y que requiere la implicaci贸n de la totalidad del equipo. A su vez, debes asegurarte de que tu evento no coincida con otros similares.

A posteriori, debes organizar el programa del evento, incluyendo ponentes, tiempos, din谩micas y patrocinadores, si los hubiera. Una vez cerrado, te bastar谩 con facilitar a todos los perfiles implicados las indicaciones oportunas para el d铆a en cuesti贸n y realizar un ensayo general.

Dise帽o del plan de comunicaci贸n

Cualquier evento de salud debe ir acompa帽ado de un buen plan de comunicaci贸n que refuerce la visibilidad del acto, de la entidad organizadora y de los ponentes de renombre. Ap贸yate en los medios de comunicaci贸n especializados en salud para alcanzar a tu p煤blico objetivo: profesionales sanitarios y personas preocupadas por la salud. Incluso puedes acordar un partnership con alg煤n medio de inter茅s para la cobertura del evento.

En base a tus objetivos, dentro de este plan de comunicaci贸n puedes incluir:

  • Convocatoria de medios
  • Notas de prensa
  • Gesti贸n de entrevistas con medios generalistas y especializados
  • Plan de social media

Eventos virtuales: desarrollo del acto

Durante el evento, adem谩s de mantener un f茅rreo control de su realizaci贸n y postear de forma continua en redes sociales, es recomendable realizar una labor de divulgaci贸n. Si el evento est谩 dirigido a un p煤blico general es importante que los ponentes expliquen de forma clara y sencilla los posibles conceptos m茅dicos y de salud presentes en su exposici贸n. As铆 conseguimos ampliar el conocimiento cient铆fico de la sociedad y generamos un mayor nivel de satisfacci贸n en los espectadores.

Tambi茅n en relaci贸n con la explicaci贸n de conceptos t茅cnicos aconsejamos siempre a los panelistas disponer de recursos gr谩ficos con los que acompa帽ar su exposici贸n. Ya sea de forma online o presencial, el uso de im谩genes, infograf铆as y videos facilita la comprensi贸n de la informaci贸n. Adem谩s, son un elemento clave para captar y mantener la atenci贸n de los asistentes.

Conclusiones

Una vez finalizado tu evento de salud, es el momento de analizar diferentes indicadores o KPIs y valorar el 茅xito de la acci贸n, tanto offline como online. Puedes contabilizar los usuarios 煤nicos, en el caso de que sea un evento virtual, las repercusiones en medios, la audiencia potencial alcanzada o la interacci贸n con los post en redes, entre otros. Esta valoraci贸n final ser谩 clave para conseguir futuros partners y apoyos. Es tu escaparate de cara a pr贸ximos eventos.

Por otro lado, la comunicaci贸n no tiene por qu茅 terminar con el evento. En base a sus caracter铆sticas puedes dar visibilidad en medios y redes sociales a sus conclusiones, solicitar la opini贸n de los asistentes e incluso publicar uno o varios videos resumen de la jornada. Diferentes materiales que prolongan la vida del acto y contribuyen a una mayor visibilidad de la entidad o instituci贸n sanitaria.

Una buena pr谩ctica por ejemplo consiste en generar p铆ldoras informativas sobre los contenidos expuestos en el evento. Del 茅xito de diferentes Design Thinking organizados por COM Salud con profesionales sanitarios han derivado creatividades divulgativas para social media, dec谩logos de buenas pr谩cticas e informes de conclusiones de alto valor. Herramientas que contribuyen a la evoluci贸n del sector sanitario y, en 煤ltima instancia, al bienestar de los pacientes.

 

Si est谩s pensando en organizar un evento de salud, podemos dise帽ar un plan espec铆fico para ti con el que conseguir una amplia visibilidad y la m谩xima rentabilidad. Escr铆benos sin compromiso: comsalud@comsalud.es.

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