¿Cómo gestionar el gabinete de prensa de una sociedad científica?

Agencia especializada en salud

¿Cómo gestionar el gabinete de prensa de una sociedad científica?

La comunicación en salud realizada por un gabinete de prensa se ocupa de mantener informada a la población sobre temas de salud importantes, así como de influir en ella en la toma de decisiones relacionadas con el estilo y la calidad de vida y la prevención de enfermedades.

De alguna forma, la comunicación en salud viene a ser el vehículo transmisor entre la comunidad médico-científica y la sociedad, y en este escenario las sociedades científicas juegan un papel clave.

¿Qué son las sociedades científicas?

Se trata de asociaciones que agrupan profesionales sanitarios e investigadores y que tienen diferentes funciones relacionadas con la producción de conocimiento científico y de las novedades terapéuticas y médicas. También, se encargan de la actualización de cada especialidad para la mejora de la práctica clínica diaria de los profesionales sanitarios a los que agrupa y de la salud de sus pacientes.

Que sus conocimientos, prácticas y consejos lleguen a la población general, así como al conjunto de los médicos implicados, depende de la comunicación. En este sentido, el gabinete de prensa es una pieza importante de estas instituciones, bien sea externalizado mediante una agencia de comunicación o interno.

Funciones de un gabinete de prensa

Un gabinete de prensa o gabinete de comunicación se ocupa de gestionar todas las necesidades de información y comunicación de una empresa, entidad u organismo, tanto a nivel interno como externo, haciendo uso de los distintos canales disponibles para llegar a los medios de comunicación.

Al mismo tiempo, actúa como asesor estratégico para la consecución común de los objetivos marcados por la entidad a la que pertenece o para la que trabaja.

De esta forma, diseña las estrategias de comunicación en concordancia con los fines, misión y valores de la organización. El departamento de comunicación también será el encargado de participar en la organización y difusión de eventos de la entidad, gestionar la comunicación interna y de asesorar en acciones de responsabilidad social corporativa.

Gabinete de prensa de una sociedad científica

En el caso del gabinete de prensa de una sociedad científica, este debe ocuparse de que la asociación haga un uso adecuado de los distintos canales de comunicación para ofrecer de forma rigurosa información de salud con el objetivo de ejercer una labor de educación y divulgación sanitaria.

Así mismo transmite las novedades científicas más destacadas sobre su especialidad para su conocimiento por parte de la comunidad médica. También se encarga de que esa información médica esté demostrada científicamente y contrastada para cumplir con esos objetivos.

Por otro lado, deberá detectar oportunidades para hacer visible a la sociedad a través de los medios en temas de importancia e interés para la sociedad, con el fin de transmitir conocimiento y hábitos de prevención saludables.

Presencia en los medios de comunicación

Otra función del departamento de prensa es conseguir que la sociedad científica tenga mayor presencia en los medios y se convierta en referente para el área terapéutica que abarca.

En este sentido, los responsables de comunicación establecerán vínculos con los medios y periodistas especializados en salud, que tendrán en el gabinete de prensa al aliado para temas de interés social y médico.

De esta forma también conseguirán que la sociedad científica sea cercana y accesible para los medios.

Además de transmitir los valores y objetivos de la sociedad científica, hará llegar los mensajes clave de esta para mantener su identidad. Así mismo, deberá canalizar aquellos mensajes negativos que aparezcan sobre ella en los medios y el resto de canales de comunicación y ofrecerá un plan para actuar en caso de crisis.

Comunicación de congresos médicos

Otro de los aspectos importantes de la comunicación de una sociedad científica es la celebración de los congresos científicos y jornadas. Para ellas suelen ser las citas más importantes del año y esperan de su gabinete de prensa una labor importante de difusión para alcanzar a todos sus públicos objetivo: profesionales sanitarios, pacientes y población general.

El propósito de todo congreso científico es la actualización de conocimientos médicos, la generación de debate científico y la presentación de los avances conseguidos a la sociedad, con el fin de contribuir a una mejora de la salud de la población y de la práctica clínica diaria de la especialidad. Por ello, el también llamado departamento de medios debe realizar las acciones necesarias de comunicación para conseguirlo.

Gabinete de prensa externo

El hecho de que la sociedad científica tenga contratado un servicio de gabinete de prensa externo tiene como ventaja principal el contar con un equipo multidisciplinar que se ocupará de realizar las distintas funciones que este comprende. Así, podrá contar con:

  • Experto en comunicación y redacción
  • Especialista en diseño gráfico
  • Expertos en comunicación y producción audiovisual
  • Profesionales de la gestión de redes sociales
  • Organizador de eventos

Si la agencia que se ocupa es especializada en salud, conseguirá además que sus contenidos sean transmitidos de forma adecuada y a los medios de comunicación más propicios para dar salida a su información.

Herramientas de comunicación de un gabinete de prensa

El gabinete de prensa de una sociedad científica cuenta con diversas herramientas para cumplir con todas las funciones citadas. Así, entre las más usadas por los responsables de comunicación se encuentran:

Nota de prensa

Es la herramienta por excelencia de todo gabinete de prensa. En ella se deben transmitir los mensajes clave de la sociedad, así como la información que se quiere hacer llegar a la población en cuanto a prevención y cuidados de la salud con el fin de ejercer una función de educación y divulgación sanitarias.

Deberán ser periódicas y coincidir en temas con la actualidad y temporalidad del momento.

En este sentido, contar con periodistas especializados en salud es un punto a favor para garantizar la utilización de un lenguaje próximo y cercano a los pacientes, pero también para transmitir otros conceptos y conocimientos técnicos a los profesionales sanitarios cuando la información vaya dirigida a ellos.

Convocatorias y ruedas de prensa

Se utilizan para invitar a los periodistas a algún acto, congreso, presentación o rueda de prensa organizados por la sociedad científica. En este caso concreto, suelen hacerse con motivo de la presentación de campañas de salud, estudios científicos o guías, así como de congresos científicos.

Para ello, el gabinete de prensa deberá contar con una amplia agenda de contactos y saber escoger el mejor momento y el tema de interés para atraerles.

Entrevistas y reportajes

Una de las mejores formas de dar visibilidad a la sociedad científica y a los especialistas médicos que la conforman es la entrevista o reportaje.

El departamento de medios se ocupará de gestionarlas con aquellos médicos más adecuados para cada tema y medio, teniendo en cuenta si es para radio, televisión o prensa escrita. Así mismo, detectará oportunidades para ofrecer al medio temas punteros y de interés con actualidad, novedad y rigor científico y médico.

Videos

El vídeo es una poderosa herramienta de comunicación que permite acercar al profesional sanitario a sus compañeros y a sus pacientes y que sirve a la sociedad científica para ganar visibilidad y posicionamiento en Internet.

El gabinete de comunicación deberá ocuparse de detectar los temas más buscados en relación a la especialidad, de preparar los guiones con los médicos y de editar y difundir el vídeo.

También, de cara a los medios, el videocomunicado es una herramienta que permite ofrecer contenido audiovisual con los mensajes clave y la información más importante sobre un área terapéutica en relación a la novedad o noticia trasladada en la nota de prensa.

Redes sociales

Las redes sociales han servido para acercar la profesión médica a la población general y también para empoderar a los pacientes en el control y manejo de su patología.

A través de ellas se consigue posicionar a la sociedad científica, convertirla en referente para temas de salud relacionados con su área terapéutica, garantizando su fiabilidad, pues ayudan a identificar las falsas noticias que surjan al respecto.

Una buena estrategia de comunicación del gabinete de prensa de una sociedad científica puede aportar numerosos beneficios para esta.

Además de los señalados, consigue reforzar la confianza de sus socios, ya que permite destacar su especialidad, hacer visibles y públicos sus experiencias y trabajos científicos y posicionar al profesional sanitario como referente en su área. Por último, al hacer visible el buen funcionamiento de la sociedad a través de los medios esta quedará mejor posicionada para atraer nuevos socios.

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