Claves para organizar un evento de salud

Claves para organizar un evento de salud

Claves para organizar un evento de salud
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Entre las labores de las agencias de comunicación, la organización de eventos es un servicio básico y fundamental que éstas pueden ofrecer a sus clientes. En el caso de la comunicación en salud, la mayor parte de los que se organizan tienen que ver con congresos o jornadas científicas donde se presentan novedades y actualizan conocimientos sobre una especialidad médica determinada. Además, también tienen cabida las ruedas de prensa, presentaciones u otros más lúdicos para acercar el mundo científico a la población.
En cualquiera de los casos las personas encargadas de las cuentas de esos clientes dentro de la agencia deberán planificarlos con tiempo y de manera correcta para conseguir los objetivos. Entre las claves a tener en cuenta a la hora de organizar un evento de salud están:
El tiempo: es fundamental contar con tiempo suficiente para planificar el evento con la máxima tranquilidad. Las prisas no son buenas consejeras y en la organización de eventos es primordial trabajar con seguridad, para poder tenerlo todo controlado y que nada se escape. Una vez iniciado el proyecto, también es importante delimitar bien las fechas de inicio y fin de cada una de las acciones y que los colaboradores estén al tanto de ello para no interferir de manera negativa.
Los espacios: contar con un buen espacio donde organizarlo es básico para conseguir el objetivo que persigue el cliente. Para ello deberemos contar con un briefing amplio con todos los detalles posibles para escoger el sitio más adecuado que tenga  todo lo necesario, pues tendremos que contar con equipo audiovisual, catering, etc. No será el mismo lugar para una rueda de prensa, que para unas jornadas científicas o para un taller con pacientes.
La fecha: el momento escogido para celebrar el evento puede determinar su éxito. Para ello, el profesional de la comunicación encargado deberá estar al tanto de todos los acontecimientos que puedan tener lugar, no sólo ese día, sino los previos y posteriores. Con esto nos referimos a: días mundiales, asuntos de interés general como elecciones, por ejemplo, otros congresos científicos, ruedas de prensa, actos del Ministerio de Sanidad, festividades locales y nacionales, etc.
El equipo: es importante decidir desde el principio el personal con el que vamos a contar para organizar y participar en el evento. Estas personas deben conocer al detalle cuáles son sus funciones y responsabilidades. Además, es importante establecer el procedimiento de trabajo común que se va a seguir para trabajar todos a una.
El contenido: el contenido dependerá del tipo de evento que estemos organizando. Si es una rueda de prensa o presentación, es probable que se plantee para algo en concreto. En este caso, el profesional de comunicación tendrá que planificar una estrategia para dar a conocer lo que se quiere presentar y atraer público. En el caso de los congresos, jornadas o simposios tendremos que proponer una temática interesante y atractiva para llegar al público objetivo.

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